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從最廣泛的意義上講，項目經(jīng)理 （PM） 負責規(guī)劃、組織和指導組織特定項目的完成，同時確保這些項目按時、按預算并在范圍內完成。通過監(jiān)督從開始到完成的復雜項目，項目經(jīng)理有可能塑造組織的軌跡，幫助降低成本、最大限度地提高公司效率并增加收入。

項目經(jīng)理的確切職責將取決于他們的行業(yè)、組織和項目經(jīng)理負責監(jiān)督的項目類型。但總的來說，所有項目經(jīng)理在通常稱為“項目生命周期”的生命周期中分擔責任，該生命周期由五個階段（或過程）組成：

啟動

規(guī)劃

執(zhí)行

監(jiān)測和控制

關閉

雖然將這些視為“步驟”可能很誘人，但事實并非如此。相反，這些是項目經(jīng)理在項目的整個生命周期中不斷返回的過程。

 

下面，我們將仔細研究項目生命周期的每個階段，以及項目經(jīng)理在每個階段可能承擔的不同職責。

項目經(jīng)理的主要職責 1. 啟動

項目經(jīng)理通過定義項目的主要目標、目的和范圍來開始每個新項目。他們還確定關鍵的內部和外部利益相關者，討論共同的期望，并獲得推進項目所需的授權。

 

項目經(jīng)理在啟動階段提出的重要問題包括：

為什么項目很重要？

我們要解決的具體問題是什么？

期望的結果是什么？

項目的成功標準是什么？

誰是這個項目的利益相關者？誰受到這個項目的影響，或者誰影響了這個項目？

此項目中有哪些要求和約束？

我們做了什么假設？

該項目將如何獲得資金？

我們的范圍是什么？什么不在我們的范圍內？

這個項目以前執(zhí)行過嗎？如果是這樣，結果如何？該項目應考慮過去項目的哪些信息？

重要的是要認識到項目經(jīng)理不會自己做這件事。通常，在大部分工作順利進行之前，不會分配項目經(jīng)理。然而，一旦項目經(jīng)理被指派，他或她就需要充分參與上述工作，最終應該有一個項目被特許和正式分配。

2. 規(guī)劃

章程獲得批準后，項目經(jīng)理將與主要利益相關者合作，制定一個綜合項目計劃，重點是實現(xiàn)概述的目標。在此過程中建立的計劃可幫助項目經(jīng)理監(jiān)督范圍、成本、時間表、風險、質量問題和溝通。正是在這個階段，項目經(jīng)理將概述關鍵的可交付成果和里程碑，并確定完成每個任務必須完成的任務。重要的是要注意，項目“規(guī)劃”實際上直到項目結束。項目計劃應被視為在整個項目中不斷發(fā)展和變化的動態(tài)文檔。

3. 執(zhí)行

在此階段，團隊成員完成項目計劃中已確定的工作，以實現(xiàn)項目目標。項目經(jīng)理的角色是分配此工作并確保任務按計劃完成。項目經(jīng)理通常還將：

保護團隊免受干擾

促進問題解決

領導團隊完成項目變更

4. 監(jiān)測和控制

盡管被列為第四階段，但監(jiān)測和控制過程實際上從項目開始時開始，并在整個規(guī)劃、執(zhí)行和關閉過程中持續(xù)進行。在監(jiān)測和控制階段，項目經(jīng)理的工作包括：

監(jiān)控項目進度

管理項目預算

確保達到關鍵里程碑

將實際性能與計劃/計劃性能進行比較

當然，事情很少完全按計劃進行。因此，項目經(jīng)理必須足夠靈活，以便在項目計劃內工作，但在必要時隨時進行調整。

5.竣工

在此階段，項目經(jīng)理努力確保完成實現(xiàn)最終結果所需的所有活動。在項目結束時，項目經(jīng)理將：

與客戶合作，正式簽署項目已完成

釋放項目不再需要的任何資源（預算或人員）

審查第三方供應商或合作伙伴的工作，以完成合同并支付發(fā)票

存檔項目文件以供將來參考和使用

項目完成后，通常使用實施后審查來確定所吸取的關鍵經(jīng)驗教訓。了解哪些方面做得好，哪些可以做得不同，哪些方面可以停止做，可以幫助告知和改進項目管理實踐。

做項目經(jīng)理有壓力嗎？

如上所示，消耗項目經(jīng)理時間的任務根據(jù)其項目所處的生命周期階段而有很大差異。但是，任何優(yōu)秀的項目經(jīng)理都可以期望每天執(zhí)行許多常規(guī)任務。其中包括：

與團隊成員溝通：項目管理就是溝通，無論是通過電子郵件、電話、日常簽到還是團隊會議。項目經(jīng)理必須定期與其團隊成員溝通，以確定各種項目的狀態(tài)和需要解決的潛在障礙。

與關鍵利益相關者溝通：與團隊溝通同樣重要的是定期向關鍵利益相關者更新項目進度，并確保項目仍然與不斷變化的公司計劃保持一致。這種通信可以采用多種形式，包括每周或每月報告、定期更新的儀表板或快速電子郵件、電話或會議。無論使用何種媒介，習慣于與數(shù)據(jù)進行通信都是必不可少的技能。

問題識別和解決：在任何項目過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)范圍、預算、資源分配和其他雜項問題。項目經(jīng)理的職責是確保這些問題得到有效解決，以保持項目正常進行。

工程預算：對于小型項目，成本估算可能是每周甚至每月的任務。但是對于需要記住許多不同費用的大型項目，項目經(jīng)理可能會花時間每天審查預算，以確保項目不超過資源分配。如果項目包括此類合作伙伴關系，這可能還包括審查、處理和批準來自外部供應商的發(fā)票。

時間管理和批準：為了確保項目保持正軌，許多項目經(jīng)理轉向時間表或項目管理軟件，使他們能夠了解他們的團隊如何花費時間。除了確保項目按計劃進行外，這還有助于項目經(jīng)理根據(jù)需要在項目之間轉移資源。

團隊建設：一個好的項目經(jīng)理會做的不僅僅是管理項目的步驟。他們還將管理他們的團隊，以保持他們的生產(chǎn)力和快樂。其中一部分應該包括旨在提高士氣的團隊建設練習，特別是在項目充滿挑戰(zhàn)的幾周或階段之后。組織每周一次的午餐或歡樂時光就是這樣一個例子。