什么是通話(huà)錄音軟件？
通話(huà)錄音軟件使企業(yè)、組織和個(gè)人用戶(hù)能夠主動(dòng)記錄和存儲(chǔ)其所有業(yè)務(wù) VoIP 電話(huà)呼叫。通話(huà)錄音工具為用戶(hù)提供了記錄和存儲(chǔ)通話(huà)的能力以及更高級(jí)的功能。它使用戶(hù)能夠從他們的通話(huà)中獲得更多見(jiàn)解，將其用于培訓(xùn)，并遵守任何行業(yè)或法律法規(guī)。
記錄團(tuán)隊(duì)、部門(mén)、協(xié)作者、座席、客戶(hù)之間的通話(huà)和互動(dòng)可為您的組織提供強(qiáng)大的洞察力。您將獲得一條全新的途徑來(lái)改善和優(yōu)化交互和協(xié)作。記錄的通話(huà)為歷史參考以及要分析的新數(shù)據(jù)提供了試金石。
特別是在聯(lián)絡(luò)中心，通話(huà)錄音解決方案是必不可少的。它使座席能夠返回到以前的培訓(xùn)、幫助或澄清呼叫。許多統(tǒng)一通信、聯(lián)絡(luò)中心和呼叫中心軟件將包括通話(huà)錄音作為一項(xiàng)功能。
對(duì)于需要完全控制其記錄的呼叫、存儲(chǔ)等的組織，也存在單獨(dú)的通話(huà)錄音軟件。
通話(huà)錄音軟件如何工作？
呼叫錄音使組織或個(gè)人用戶(hù)能夠記錄、存儲(chǔ)、管理、組織和分析其所有電話(huà)呼叫。這是在不需要復(fù)雜或完整的商業(yè)VoIP解決方案的情況下完成的。獨(dú)立的通話(huà)錄音工具可輕松與組織的現(xiàn)有基礎(chǔ)架構(gòu)集成，從標(biāo)準(zhǔn)電話(huà)到高級(jí)托管 PBX 平臺(tái)。
根據(jù)組織選擇的解決方案或供應(yīng)商，呼叫錄音的幕后工作原理可能會(huì)有所不同。一些解決方案能夠在VoIP語(yǔ)音數(shù)據(jù)包通過(guò)網(wǎng)絡(luò)時(shí)對(duì)其進(jìn)行檢測(cè)。然后復(fù)制或記錄這些數(shù)據(jù)包，從而創(chuàng)建會(huì)話(huà)的備份。
其他解決方案為組織提供專(zhuān)用的記錄編號(hào)。當(dāng)該號(hào)碼被調(diào)用時(shí)，將與您企業(yè)的電話(huà)系統(tǒng)建立連接。
歸根結(jié)底，通話(huà)錄音是VoIP通話(huà)的中間人。該軟件位于呼叫者及其網(wǎng)絡(luò)之間，可在不中斷對(duì)話(huà)的情況下捕獲語(yǔ)音信息。
通話(huà)錄音軟件的主要優(yōu)勢(shì)
呼叫錄音使組織能夠創(chuàng)建以前的電話(huà)對(duì)話(huà)、協(xié)作會(huì)議和客戶(hù)交互的存檔。以前記錄的呼叫的現(xiàn)有日志使組織能夠回顧正在做的事情以及如何改進(jìn)。這些信息可以更好地優(yōu)化流程和通信實(shí)踐。
確保法規(guī)遵從性
通話(huà)錄音使決策者能夠及時(shí)返回并分析對(duì)話(huà)，以確保參與者不違反任何規(guī)定。例如，通過(guò)電話(huà)處理信用卡付款的企業(yè)必須確保遵守全行業(yè)的法規(guī)。
通話(huà)錄音提供培訓(xùn)示例，并允許改進(jìn)流程，以防止將來(lái)發(fā)現(xiàn)任何問(wèn)題。
培訓(xùn)和質(zhì)量保證
與法規(guī)遵從性類(lèi)似，通話(huà)錄音使用戶(hù)和決策者能夠回顧過(guò)去的對(duì)話(huà)。通過(guò)聆聽(tīng)這些對(duì)話(huà)，用戶(hù)能夠識(shí)別通話(huà)中的任何潛在質(zhì)量問(wèn)題。
經(jīng)理還可以舉例說(shuō)明如何更好地進(jìn)行記錄的積極互動(dòng)。
增強(qiáng)產(chǎn)品或服務(wù)
組織可以回顧錄音，以更好地了解他們提供的服務(wù)或產(chǎn)品的任何問(wèn)題或投訴。例如，分析技術(shù)支持電話(huà)將使組織能夠識(shí)別常見(jiàn)的錯(cuò)誤或問(wèn)題。有了這些信息，他們就可以開(kāi)始解決適當(dāng)?shù)慕鉀Q方案。
捕獲遺漏的細(xì)節(jié)和信息
用戶(hù)可以簡(jiǎn)單地參考他們以前的通話(huà)錄音或其他人的通話(huà)記錄。有了錄音通話(huà)的存檔，您將再也不必錯(cuò)過(guò)重要日期。
通話(huà)錄音允許用戶(hù)捕獲他們第一次可能錯(cuò)過(guò)或應(yīng)該在交互過(guò)程中記下的信息或詳細(xì)信息。
解決潛在爭(zhēng)議
爭(zhēng)議是任何形式的合作的必然方面。有時(shí)，雙方對(duì)共同的互動(dòng)有不同的記憶。通話(huà)錄音軟件可確保您將來(lái)始終可以備份該對(duì)話(huà)以供參考。
澄清任何爭(zhēng)議或防止它們發(fā)生的能力是該工具的寶貴結(jié)果。
名科PBX的主要特點(diǎn)
用于錄制特定呼叫或自動(dòng)記錄與工作區(qū)中特定電話(huà)號(hào)碼關(guān)聯(lián)的所有呼叫的選項(xiàng)
自動(dòng)轉(zhuǎn)錄呼叫的選項(xiàng)
免費(fèi)撥打電話(huà)和發(fā)短信給任何人
每個(gè)商家號(hào)碼的自定義來(lái)電顯示、語(yǔ)音郵件和自動(dòng)助理
共享號(hào)碼、備注和對(duì)話(huà)歷史記錄
語(yǔ)音郵件轉(zhuǎn)錄
點(diǎn)播錄制
用戶(hù)可以選擇何時(shí)開(kāi)始或停止電話(huà)錄音。這最適合組織內(nèi)部協(xié)作。聯(lián)絡(luò)中心內(nèi)更高級(jí)的座席可以自行決定進(jìn)行記錄。
實(shí)時(shí)監(jiān)控
實(shí)時(shí)監(jiān)控對(duì)于聯(lián)絡(luò)中心特別有用。它使經(jīng)理或管理員能夠在電話(huà)呼叫發(fā)生時(shí)實(shí)時(shí)收聽(tīng)電話(huà)呼叫。
這樣可以實(shí)現(xiàn)更高水平的協(xié)作和質(zhì)量保證，主動(dòng)優(yōu)化交互。
通話(huà)錄音規(guī)則
某些用戶(hù)可能不需要自行決定關(guān)閉錄制。相反，組織可以設(shè)置規(guī)則或準(zhǔn)則，規(guī)定何時(shí)自動(dòng)啟動(dòng)錄制。
語(yǔ)音分析
通過(guò)語(yǔ)音分析，通話(huà)錄音軟件可以幫助更深入地了解對(duì)話(huà)。某些解決方案可以利用語(yǔ)音分析來(lái)提供每個(gè)呼叫的語(yǔ)音轉(zhuǎn)文本聽(tīng)錄。這使得整個(gè)組織在通話(huà)結(jié)束后共享通話(huà)變得更加容易。
呼叫評(píng)估
借助語(yǔ)音分析和更高級(jí)的分析功能，通話(huà)錄音還可以幫助評(píng)估通話(huà)結(jié)果。這些解決方案分析對(duì)話(huà)、情緒、語(yǔ)氣，為每個(gè)呼叫提供分?jǐn)?shù)。
通話(huà)錄音軟件如何幫助小型企業(yè)和初創(chuàng)公司
通話(huà)錄音軟件可以為您提供超越跟蹤客戶(hù)對(duì)話(huà)和保持井井有條的好處。以下是通話(huà)錄音軟件可以幫助您的團(tuán)隊(duì)的其他一些方式：
實(shí)現(xiàn)法律合規(guī)性：記錄電話(huà)交談可幫助小型企業(yè)遵守特定行業(yè)或地區(qū)的法律要求。此外，如果出現(xiàn)任何爭(zhēng)議，您將清楚地記錄所說(shuō)的內(nèi)容，您可以隨時(shí)參考。
促進(jìn)銷(xiāo)售、客戶(hù)服務(wù)和內(nèi)部培訓(xùn)：無(wú)論您是培訓(xùn)新的銷(xiāo)售代表還是指導(dǎo)客戶(hù)服務(wù)代理，通話(huà)錄音軟件都可以幫助您查看通話(huà)以確定需要改進(jìn)的領(lǐng)域，并提供持續(xù)的培訓(xùn)和指導(dǎo)。
提高銷(xiāo)售業(yè)績(jī)：想要提高您的銷(xiāo)售數(shù)字嗎？通過(guò)分析記錄的銷(xiāo)售電話(huà)，您可以確定哪些有效，哪些無(wú)效，并做出相應(yīng)調(diào)整。
提供有價(jià)值的見(jiàn)解：通話(huà)錄音軟件可讓您一窺客戶(hù)的偏好、需求和行為。然后，您可以使用這些金塊來(lái)提高業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)效率并提高客戶(hù)滿(mǎn)意度。
為員工和客戶(hù)創(chuàng)造無(wú)縫體驗(yàn)：通話(huà)錄音（尤其是來(lái)自商務(wù)電話(huà)系統(tǒng)的通話(huà)錄音）使您的團(tuán)隊(duì)更容易獲得背景信息并跟進(jìn)特定聯(lián)系人。通話(huà)記錄、文本和語(yǔ)音消息都在一個(gè)線程中，名科PBX為您提供了一個(gè)簡(jiǎn)單的客戶(hù)跟進(jìn)系統(tǒng)。
對(duì)于任何希望在當(dāng)今競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)中取得成功的小型企業(yè)來(lái)說(shuō)，通話(huà)錄音都是必須的。如果您堅(jiān)持預(yù)算緊張，您可以通過(guò)將不同的通信工具整合到一個(gè)平臺(tái)中來(lái)節(jié)省成本。
在具有通話(huà)錄音功能的商務(wù)電話(huà)系統(tǒng)中要尋找的4個(gè)功能
作為小企業(yè)主或經(jīng)理，您知道優(yōu)質(zhì)的客戶(hù)服務(wù)和銷(xiāo)售業(yè)績(jī)可以成就或破壞您的公司。也就是說(shuō)，回過(guò)頭來(lái)分析客戶(hù)與團(tuán)隊(duì)互動(dòng)的能力可以讓您不斷改善客戶(hù)體驗(yàn)，并繼續(xù)滿(mǎn)足許多客戶(hù)日益增長(zhǎng)的期望。您不僅可以逐字逐句地聽(tīng)到對(duì)話(huà)，還可以記下語(yǔ)氣、停頓和單詞選擇，讓您深入了解客戶(hù)的想法和行為。
但并非所有通話(huà)錄音系統(tǒng)都是平等的。為了幫助您為您的業(yè)務(wù)選擇合適的系統(tǒng)，請(qǐng)考慮優(yōu)先考慮以下四個(gè)功能：
不同的通話(huà)錄音選項(xiàng)和內(nèi)置存儲(chǔ)：您可以自動(dòng)或手動(dòng)記錄通話(huà)并安全地存儲(chǔ)它們，這樣您就不必?fù)?dān)心在其他地方支付存儲(chǔ)費(fèi)用嗎？
集成：它是否與其他業(yè)務(wù)工具和應(yīng)用程序（如客戶(hù)關(guān)系管理（CRM）系統(tǒng)）集成，為您的團(tuán)隊(duì)提供單一事實(shí)來(lái)源？
定制：是否有自定義選項(xiàng)（如聯(lián)系人的自定義字段和標(biāo)簽）來(lái)幫助滿(mǎn)足企業(yè)的獨(dú)特需求？
易用性：它是否易于安裝、設(shè)置和使用？用戶(hù)界面是否直觀，是否有有用的客戶(hù)支持資源？
借助這些功能，您可以改善客戶(hù)服務(wù)、合規(guī)性和銷(xiāo)售業(yè)績(jī)。
如何為您的團(tuán)隊(duì)選擇合適的通話(huà)錄音解決方案
您可能有親戚或朋友向您推薦了一些不符合您需求的東西。對(duì)于您最終使用的任何工具，您可能還有更細(xì)致入微的標(biāo)準(zhǔn)。
例如，假設(shè)您的企業(yè)在受到嚴(yán)格監(jiān)管的行業(yè)（如金融或醫(yī)療保?。┲羞\(yùn)營(yíng)。在這種情況下，法律可能要求通話(huà)錄音。但是，您還需要找到符合行業(yè)法規(guī)的通話(huà)錄音軟件。
另一方面，如果您經(jīng)營(yíng)一家房地產(chǎn)代理公司，通話(huà)錄音可以幫助任何事情，從分析銷(xiāo)售線索到協(xié)助代理商在跟進(jìn)客戶(hù)時(shí)提供更個(gè)性化的接觸點(diǎn)。
一旦您對(duì)所需的解決方案有了明確的標(biāo)準(zhǔn)，以下是縮小到適合您業(yè)務(wù)的系統(tǒng)的方法：
使用本指南作為您的候選名單：首先研究此列表中的提供商。通過(guò)查看提供符合您業(yè)務(wù)需求的所需功能的提供商來(lái)個(gè)性化您的列表，例如可自定義的錄制設(shè)置、無(wú)限存儲(chǔ)或與您當(dāng)前的CRM系統(tǒng)集成。
瀏覽提供商的網(wǎng)站并考慮設(shè)備要求：訪問(wèn)每個(gè)提供商的網(wǎng)站并查看其系統(tǒng)要求。然后，決定是否需要設(shè)備（如新手機(jī)或麥克風(fēng)）來(lái)充分利用系統(tǒng)。
查看客戶(hù)評(píng)論：查找使用過(guò)您正在考慮的系統(tǒng)的客戶(hù)的評(píng)論。注意他們提到的優(yōu)缺點(diǎn)，并注意與您的業(yè)務(wù)需求相關(guān)的經(jīng)驗(yàn)。
考慮定價(jià)和合同條款：查看候選名單上每個(gè)系統(tǒng)的定價(jià)、合同條款和額外費(fèi)用。
評(píng)估客戶(hù)支持：了解每個(gè)系統(tǒng)在閱讀評(píng)論和推薦時(shí)如何為客戶(hù)提供支持。它是否通過(guò)在線聊天、電話(huà)支持或電子郵件支持提供支持？
測(cè)試系統(tǒng)：在做出最終決定之前，請(qǐng)自行測(cè)試系統(tǒng)。許多提供商提供演示或免費(fèi)試用，這可以幫助您確定系統(tǒng)是否用戶(hù)友好并滿(mǎn)足您的業(yè)務(wù)需求。
選擇滿(mǎn)足您業(yè)務(wù)需求的通話(huà)錄音軟件后，您可以了解如何以合乎道德和負(fù)責(zé)任的方式記錄通話(huà)。繼續(xù)閱讀以了解有關(guān)通話(huà)錄音的法律注意事項(xiàng)的更多信息。
使用通話(huà)錄音軟件時(shí)如何遵守法律
在選擇通話(huà)錄音軟件時(shí)，小型企業(yè)應(yīng)考慮其所在地區(qū)的法律要求以及該軟件是否提供必要的工具來(lái)保持合規(guī)。通過(guò)了解法規(guī)，您可以避免法律處罰并保護(hù)您企業(yè)的聲譽(yù)。
如果您有任何法律問(wèn)題，咨詢(xún)律師總是一個(gè)好主意。此外，無(wú)論其所在地區(qū)的法律要求如何，企業(yè)都應(yīng)始終請(qǐng)求記錄商務(wù)電話(huà)的許可。這只是禮貌的做法。通過(guò)了解有關(guān)通話(huà)錄音的法律要求并確保您的團(tuán)隊(duì)在獲得適當(dāng)同意的情況下記錄所有通話(huà)來(lái)保護(hù)您的業(yè)務(wù)。
使用名科PBX將通信和通話(huà)記錄保存在一個(gè)地方
