什么是SaaS呼叫中心？
SaaS呼叫中心是一種云托管的軟件電話系統(tǒng)，通過呼叫管理、路由、分析和全渠道通信等虛擬功能提供電話呼入和電話呼出VoIP呼叫。
SaaS呼叫中心按訂閱付費，使用互聯(lián)網(wǎng)進行呼叫和消息傳遞，提供統(tǒng)一多個通信渠道的儀表板：語音、電子郵件、網(wǎng)絡聊天、短信和視頻會議。這些渠道可幫助座席進行內部協(xié)作、為客戶提供服務并創(chuàng)建電話呼出營銷消息。
內部部署和SaaS呼叫中心之間的區(qū)別
內部部署和SaaS呼叫中心之間的區(qū)別在于，本地呼叫中心需要物理現(xiàn)場硬件，而SaaS呼叫中心只需要互聯(lián)網(wǎng)，因為通信軟件由提供商托管在云中。
傳統(tǒng)的本地呼叫中心硬件、軟件和基礎設施占用辦公空間，需要IT人員頻繁維護。購買許可證和添加新座席是一個耗時且昂貴的過程，涉及安裝新的電話線。所有用戶分機都植根于單個公司座機號碼和地址。
另一方面，SaaS呼叫中心軟件可以節(jié)省時間、空間、金錢和精力，因為提供商負責維護、設置和升級。用戶只需單擊幾下即可升級功能和通信渠道、添加遠程團隊成員、購買世界各地的本地號碼、設置全渠道路由功能以及與其他軟件工具集成。
SaaS呼叫中心的優(yōu)勢
SaaS呼叫中心提供以下優(yōu)勢：
可定制的虛擬功能
雖然本地呼叫中心系統(tǒng)包括基本的路由和呼叫管理功能，如語音郵件、電話號碼分機以及呼叫保持和轉接，但大多數(shù)SaaS呼叫中心計劃包括數(shù)十種可定制的工具和路由功能，如 IVR系統(tǒng)、拖放式聊天機器人流程構建器、設備切換、通話錄音和轉錄、語音郵件到電子郵件轉發(fā)等。
全渠道溝通
呼叫中心軟件提供全渠道解決方案，座席可以通過數(shù)字渠道監(jiān)控、接觸和服務客戶。客戶可以選擇他們聯(lián)系公司的方式（電子郵件、帶高清語音的電話、短信或網(wǎng)絡聊天），全渠道聯(lián)絡中心儀表板將這些票證組織在座席收件箱中，并附有通知。
座席只需單擊幾下即可通過任何渠道聯(lián)系客戶或進行內部協(xié)作，甚至可以在通話中立即在渠道之間切換，同時保持對客戶對話歷史記錄、個人資料和信息的完全可見性。
更好的客戶支持
SaaS呼叫中心軟件使客戶支持更快、更智能、更靈活、更個性化。聊天機器人和IVR菜單等可定制的自助服務功能讓客戶可以24/7全天候訪問信息并采取行動，在座席不可用或不需要時自行處理簡單任務。
路由和排隊功能（如IVR樹、環(huán)組和標記對話）可確保每個客戶到達正確的初始目的地。由于呼叫中心座席可以訪問客戶的對話和操作歷史記錄，因此他們避免要求客戶重復自己，并且可以隨時使用或切換到客戶的首選渠道。
提高移動性
本地呼入呼叫中心限制了座席和管理員的移動性。電話通過有線連接到本地 PBX系統(tǒng)，公司只能為分配給其街道地址的電話號碼提供分機。由于電話連接到墻上插孔，因此座席在進行商務通話時必須留在辦公桌附近。
SaaS呼叫中心軟件使企業(yè)和座席能夠遠程工作或任何有互聯(lián)網(wǎng)的地方工作。提供商在數(shù)百個國家/地區(qū)提供帶有區(qū)號的虛擬電話號碼，包括本地、免費和虛榮號碼，因此無論總部位于何處，大型和小型企業(yè)都可以購買無限的全球號碼。公司可以在任何地方開展業(yè)務，從而提高客戶回復率和消息打開率。
公司可以在世界任何地方添加新的座席，并在短時間內為他們分配一個電話號碼，使遠程工作變得更加容易。軟件電話應用程序使座席能夠從其計算機或電話撥打商務電話，從而使座席能夠隨時隨地撥打電話。
成本更低
本地電話系統(tǒng)成本迅速增加。座席的辦公桌、顯示器和聽筒、占用空間的PBX交換機系統(tǒng)、每個座席的許可證，以及自動呼叫分配、IVR和呼叫錄音等額外路由和客戶服務工具的成本。IT人員維護會產(chǎn)生更多的工資成本。
使用云電話系統(tǒng)，唯一需要的費用是每月服務訂閱——大多數(shù)提供商甚至不收取設置成本。通過多個定價層和功能產(chǎn)品，可以購買僅包含實際使用的功能的計劃。
提供商提供具有完整功能訪問權限的移動、桌面和瀏覽器應用程序，包括軟件電話功能，以便座席可以使用其iOS、Android或計算機從公司電話號碼撥打電話。無需額外的硬件或辦公空間。
易于設置
與傳統(tǒng)的固定電話呼叫中心相比，設置SaaS云聯(lián)絡中心或呼叫中心更容易、更快捷，因為大多數(shù)設置過程都是自動化的或由提供商處理的。要設置新的座席，只需購買虛擬電話號碼和許可證，這個過程只需幾分鐘。一旦分配了一個號碼并給出了登錄信息，座席就可以開始從計算機或桌面撥打電話。您也可以移植預先存在的號碼，盡管此過程涉及更多文檔和來回。
設置高級路由功能（如IVR樹、自動呼叫分配（ACD）、振鈴組，甚至自動聊天機器人）非常流暢，具有直觀的設置菜單或拖放流構建器來自定義觸發(fā)器、菜單級別和自動化，而無需編寫任何代碼。
改善座席體驗
SaaS呼叫中心軟件功能可幫助座席表現(xiàn)良好。
SaaS聯(lián)絡中心解決方案座席工具：
可視語音信箱：訪問虛擬日志中的語音郵件，具有轉錄功能以及按呼叫者或關鍵字搜索的功能。這使座席能夠快速掃描電子郵件，而無需收聽整個錄音。設置語音郵件到電子郵件或語音郵件到文本，以便在這些設備上自動傳遞。
客戶信息和歷史記錄：呼叫中心軟件與您的CRM系統(tǒng)集成，以存儲客戶信息、旅程歷史記錄和對話歷史記錄。在來電時，屏幕會自動填充客戶資料信息，以獲取完整的座席上下文。
人工智能輔助建議： AI通常是為頂級計劃保留的一項功能，可轉錄對話并識別指示情緒、主題和行動項的關鍵字。它使用這些來生成實時座席建議，例如響應、問題答案和相關知識庫文章。
內部協(xié)作： 通過聊天組和即興視頻會議等協(xié)作選項，茶葉會員可以快速相互協(xié)商以聯(lián)系基地
智能路由：使用呼叫中心IVR、振鈴組、基于語言或技能的路由、營業(yè)時間和客戶位置標記傳入工單并將其路由到正確的座席
更輕松的協(xié)作和任務管理
SaaS呼叫中心全渠道儀表板可加強座席協(xié)作和任務管理。
在儀表板中，座席只需單擊幾下即可啟動快速的隊友1：1聊天，即使在實時通話中也是如此。一鍵式視頻會議支持簡短的面對面協(xié)作，并通過屏幕共享得到增強。
團隊可以創(chuàng)建基于任務的群聊，以訪問可共享的待辦事項列表、同時實時編輯文件、創(chuàng)建話題、固定重要消息，甚至跳入正在進行的視頻會議。
請注意，雖然一些提供商在聯(lián)絡中心軟件中包含這些功能，但一些提供商銷售單獨的業(yè)務通信平臺，專門提供這些協(xié)作功能以及更高級的功能，如白板和視頻參與工具。
靈活擴展
SaaS呼叫中心支持內部以及與客戶和客戶端的平滑擴展。
無論您的總部位于何處，都可以在世界各地雇用遠程座席，分布在多個時區(qū)或客戶所在的任何地方。
利用提供商VoIP網(wǎng)絡開展全球業(yè)務，該網(wǎng)絡與數(shù)百個國家/地區(qū)的數(shù)千家移動和PSTN運營商合作，可通過SaaS或API訪問。許多SaaS呼叫中心提供商在數(shù)十個國家/地區(qū)提供無限呼叫。
語音和視頻的實時轉錄和翻譯可幫助您的團隊克服語言障礙，實現(xiàn)流暢的客戶互動。
SaaS呼叫中心的主要功能
在SaaS呼叫中心計劃中找到以下路由、呼叫管理和分析功能。
交互式語音應答
IVR或自動助理系統(tǒng)是一種自動電話菜單，可通過自助服務DTMF或語音選項將來電者路由到相應的目的地。IVR系統(tǒng)連接到業(yè)務號碼，將客戶定向到座席、部門、語音郵件、信息消息或特別促銷。
使用預制模板，保存多個IVR以根據(jù)用例換入和換出，或將不同的IVR分配給不同的業(yè)務號碼。
IVR設置直觀且富有創(chuàng)意。通過拖放流設計器構建自定義IVR路徑，通過鍵入到文本或錄音連接多個級別的菜單選項。利用公司應用程序中的功能，例如發(fā)送自動文本、促進付款、預訂或取消約會，或提供帳戶和數(shù)據(jù)庫中的個人信息。
高級報告和分析
跟蹤呼叫中心績效、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、趨勢和見解的報告和儀表板庫。管理員可以創(chuàng)建具有首選 KPI 的自定義報告，或安排例行自定義報告電子郵件。
SaaS呼叫中心報告的一些示例：
實時隊列儀表板：實時隊列統(tǒng)計信息，例如已解決的工單、失敗的工單、平均工單持續(xù)時間、首次呼叫解決、呼叫量、實時座席數(shù)量等
使用情況報告：按用戶或部門劃分的頻道使用情況，包括每個座席的呼叫、發(fā)送的消息和參與的視頻會議總數(shù)
性能報告：座席和部門溝通指標，例如客戶滿意度得分、客戶情緒、座席與客戶通話時間、待命靜音、工單解決率等
通話質量報告：有關音頻質量和滯后、視頻質量和消息傳遞速率的信息
客戶數(shù)據(jù)：客戶反饋和調查回復、最受歡迎的客戶目的地和最常用的客戶渠道
全渠道收件箱和儀表板
虛擬呼叫中心為客戶和座席提供了渠道靈活性?？蛻舨粌H可以選擇通過VoIP電話聯(lián)系您的公司，還可以選擇通過SMS，網(wǎng)絡聊天，視頻會議，電子郵件和社交媒體聯(lián)系您的公司。
座席儀表板跨渠道匯總和組織座席的所有工單（在單獨的收件箱或統(tǒng)一的多渠道收件箱中），以便通過瀏覽器或移動應用程序輕松管理和響應。
全渠道呼叫中心跨渠道傳輸客戶歷史記錄、身份和信息，因此所有座席都保留了完整的上下文，從而最大限度地減少了客戶重復他們已經(jīng)提供的信息的請求。
利用多種渠道提供客戶支持、幫助臺和營銷用例。通過嵌入到您網(wǎng)站的網(wǎng)絡聊天或自動短信對話，為客戶自助服務創(chuàng)建聊天機器人流程。機器人解決簡單的客戶問題并收集客戶上下文以路由到座席，座席可以在任何渠道中接管對話。
客戶關系管理集成
將您的SaaS呼叫中心與流行的客戶關系管理軟件（如Zendesk、Salesforce、Hubspot和Zoho）集成，為銷售團隊和支持團隊提供深入的客戶信息，從而推動個性化的呼出活動和支持。
用戶可以在儀表板中訪問從CRM中提取的以下客戶詳細信息：
客戶旅程地圖和最近的網(wǎng)站活動
最近購買
客戶情緒歷史記錄
潛在顧客狀態(tài)
合同金額和價值
基本聯(lián)系方式和公司信息
首選聯(lián)系方式
多渠道對話歷史記錄
CRM集成解鎖了強大的電話呼出工作流程自動化和營銷活動選項。使用CRM系統(tǒng)按潛在顧客狀態(tài)、優(yōu)先級或自定義分組對客戶進行分組。根據(jù)放棄購物車、首次注冊、購買、低滿意度分數(shù)等觸發(fā)電話呼出呼叫和消息，通過專業(yè)內容覆蓋選定的受眾群體。設計插入客戶信息（姓名、公司、產(chǎn)品訂單等）的模板，為批量郵件和電話呼出語音郵件提供個性化感覺。
ACD、振鈴組和呼叫路由
自動呼叫分配（ACD）和呼叫路由功能是基于云的呼叫中心的一部分，通過多種方法標記和限定來電，以便將它們定向到正確的座席。
雖然IVR系統(tǒng)是分配電話呼叫的常用且有效的方法，但您可以根據(jù)其他詳細信息設置呼叫分配和呼叫隊列，例如：
營業(yè)時間
座席工作時間
呼叫者位置和語言
呼叫主題
座席技能
振鈴組是一組座席、電話號碼或分機，當撥打一個號碼時，它們會同時接收電話呼入呼叫。這樣，第一個可用的座席可以接聽電話，從而最大限度地減少等待時間。管理員可以自定義響鈴順序樣式：同時響鈴、輪循機制或響鈴空閑時間最長的座席。
使用全渠道路由規(guī)則確定如何在合格座席之間分配呼叫。例如，將傳入呼叫路由到最長的空閑座席或隊列最短的座席。
通話錄音和轉錄
在語音通話、電話會議和視頻會議期間，查看實時屏幕轉錄，闡明誰在說話以及他們在說什么。通話與轉錄一起被記錄和存儲在提供商的云存儲中。實時錄制和轉錄支持其他高級功能，例如實時翻譯、情緒分析和座席語音指導。AI使用轉錄來識別對話中的關鍵字、關鍵時刻和行動項，將這些重要細節(jié)組織成通話后摘要。
